Open Space trotz Pandemie: Vor-Ort-Buchungssystem bei Carglass® macht Infektionsketten lückenlos nachverfolgbar

Die Herausforderung: Arbeitsschutzmaßnahmen umsetzen, Infektionsketten nachhalten

Wenn Periklis Stavrinos, Product Owner Digital Workplace bei der Carglass GmbH, in der Vergangenheit zur Arbeit in die Kölner Unternehmenszentrale kam, steuerte er in der IT-Abteilung zielgerichtet den Tisch in der hinteren Ecke an. Vor einigen Jahren noch arbeitete die gesamte IT-Abteilung klassisch in Einzelbüros, heute ist das Büro offen und fördert so das agile und moderne Arbeiten. „Je offener die Räume sind, desto besser läuft der zufällige Wissensaustausch über den Schreibtisch“, sagt Periklis Stavrinos. „Wände trennen Menschen – deshalb haben wir sie auf unserer Etage ausnahmslos entfernt. So ist ein großer Raum für rund 70 IT-Mitarbeiter*innen entstanden.“

Das Open Space-Konzept in der IT von Carglass® war schnell etabliert, es wurde geliebt und gelebt. Dann kam Corona und mit der Pandemie auch weitere Maßnahmen zum Arbeitsschutz. Das neue Hygienekonzept begrenzte die maximale Auslastung pro Etage auf zehn Mitarbeitende und sah Mindestabstände vor. Infektionsketten wurden zunächst in Handarbeit nachverfolgt: „In der Eingangshalle hatten wir Klemmbretter, Formulare und Stifte. Die handschriftlichen Einträge wurden täglich in eine Excel Datei überführt. Ein riesiger Aufwand für alle Beteiligten“, erinnert sich Periklis Stavrinos. Gemeinsam mit seinem Team suchte er nach einer digitalen Lösung, die auch die Mindestabstände und die maximale Auslastung berücksichtigt und gegebenenfalls Arbeitsplätze sperrt. Aus dem Open Space-Konzept für die IT-Etage sollte über Nacht eines für das gesamte Unternehmen werden. 

Gemeinsam mit Thomas Kogler, Senior Managing Consultant beim Microsoft Partner novaCapta GmbH, testete Periklis Stavrinos fast alle am Markt verfügbaren Tools. „Zu diesem Zeitpunkt gab es für die Nachverfolgung von Infektionsketten noch keinen Massenmarkt wie heute“, sagt Thomas Kogler. „Unsere Anforderungen an die Lösung: Sie sollte plattform-unabhängig, individuell an unsere Bedürfnisse anpassbar und ohne zusätzliche Installation lauffähig sein“, ergänzt Periklis Stavrinos. „Außerdem wollten wir die volle Kontrolle über die Daten unserer Mitarbeiter*innen und sicherstellen, dass sie nach den zur Nachverfolgung vorgeschriebenen drei bis vier Wochen komplett gelöscht sind.“

Klar war: Eine Lösung von der Stange gab es für Carglass® nicht. Also musste eine eigene her. Und die entstand auf Basis verschiedener Tools der Microsoft Power Platform.

Die Lösung: QR-Code scannen, Platz buchen und sofort loslegen

„Wir hatten die Technik bereits im Haus und konnten direkt loslegen“, so Thomas Kogler. Nach nur zwei Wochen stand das System: QR-Codes auf jedem einzelnen Schreibtisch führen durch einen Scan mit der Smartphone-Kamera direkt in eine Web-App. Dort können die Mitarbeitenden den jeweiligen Arbeitsplatz buchen und sind gleichzeitig für eine leichtere Nachverfolgung im Infektionsfall eingecheckt. Das funktioniert im gesamten Haus. Der Check-out erfolgt einfach über ein erneutes Scannen des QR-Codes oder automatisch am Ende des Arbeitstages. Lediglich bei der Erstanmeldung fragt die App nach dem Namen und den Kontaktdaten.

Technische Grundlage für die Lösung sind Microsoft SharePoint, Power Automate und Dynamics 365 Customer Voice. Dabei ermöglichen die Tools der Microsoft Power Platform die Administration auch für Nutzer*innen ohne IT-Kenntnisse. „Die fälschungssicheren QR-Codes lassen sich über eine SharePoint-Oberfläche verwalten“, sagt Periklis Stavrinos. „So können die Kolleg*innen aus der Personalabteilung die Anzahl und den Ort der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze schnell und flexibel an die gesetzlichen Vorgaben anpassen. Uns von der IT braucht es dafür nicht.“

Die Check-in-Lösung hat es bei Carglass® sogar bis in die Kantine geschafft – mit einer Besonderheit: „Die Mitarbeitenden entscheiden, ob sie vor Ort essen oder sich nur schnell etwas holen wollen. Je nachdem scannen sie dann den normalen QR-Code oder den für den sogenannten Quick-Check-in“, erklärt Thomas Kogler. „Dabei werden die User nach fünf Minuten automatisch abgemeldet – das ist die durchschnittliche Wartezeit bis das Essen auf dem Tablett ist. So können auch kurze Begegnungen im Sinne der Infektionsketten-Nachverfolgung unkompliziert erfasst werden – und das ohne zusätzliche Kosten.“

Die Web-App funktioniert ohne Installation, der QR-Code kann sowohl mit dem Diensthandy als auch mit dem privaten Gerät gescannt werden. „Das senkt die Einstiegshürde, Berührungsängste werden abgebaut und der Mehrwert wird sofort sichtbar“, erklärt Periklis Stavrinos. „Gleichzeitig hat sich die Einstellung zu unserem Open Space-Konzept verändert. Die Kolleg*innen sehen, wie gut das funktioniert und öffnen sich für neue Technologien.“ 

Wenn bei Carglass® heute schnelle und einfache Lösungen gefordert sind, dann werden Periklis Stavrinos und sein Team als Erste angefragt. Das beflügelt. Die App soll schon bald auf andere Anwendungsbereiche ausgeweitet werden. „Denkbar ist eine Anbindung an IoT-Geräte zur Messung von Hochfrequenzzeiten in den Büros. Oder Lampen, die anzeigen, ob ein Arbeitsplatz frei oder belegt ist“, so Periklis Stavrinos. „Wir wissen jetzt, was möglich ist und wollen die Kolleg*innen dazu befähigen, solche Apps selbst zu bauen. Denn das geht genauso einfach wie PowerPoint.“