Customer Stories

GDF SUEZ Magyarország

Mindent a felhőbe! - Office 365 a GDF SUEZ Magyarországnál

Share

Email Facebook Twitter LinkedIn
June 07, 2015

2012 végén nagy átalakításba kezdett a GDF SUEZ csoport magyarországi informatikai csapata: négy, korábban részben egymástól függetlenül működő energetikai vállalat heterogén informatikai rendszerét kellett egységessé varázsolniuk. A különböző levelezőrendszerek (Microsoft Exchange és Lotus Notes) közös nevezőre hozása és a vállalati telefonrendszerek konszolidációja mellett a feladatok között szerepelt a helyben telepített fájlszerverek egyes adathalmazainak számítási felhőbe való áthelyezése is.

  • A beérkezett hat megoldási elképzelés elemzése és kiértékelése egyértelműen kimutatta, hogy a TCO-alapú (Total Cost of Ownership) össze-hasonlítás alapján a Microsoft Office 365 szolgáltatáscsomag bevezetése a leginkább célra vezető megoldás.

    Ruttkay Balázs
    GDF SUEZ Magyarország
    IT vezető
  • A tender kiértékelését követően a Microsoftot kértük fel a bevezetés támogatásra, a felhőalapú levelezőrendszer környezetének kialakítására és az adatmigrációs feladatok levezénylésére.

    Ruttkay Balázs
    GDF SUEZ Magyarország
    IT vezető
  • A technikai akadályok leküzdése után meglepően jól sikerült a migráció.

    Ruttkay Balázs
    GDF SUEZ Magyarország
    IT vezető

A Microsoft Consulting Services (MCS) szakmai támogatásával kialakított migrációs tervben foglaltak szerint elsőként az Office 365 bevezetése, a második körben pedig a Windows 8.1-re történő áttérés valósult meg.

A két projekt eredményeként összességében mintegy 30 százalékkal csökkentek a cégcsoport desktop oldali informatikai rendszereink üzemeltetésére fordított kiadások.
 

Ügyfélprofil

A GDF SUEZ (a multinacionális GDF SUEZ Csoport leányvállalata) Magyarországon négy energetikai vállalatot működtet: a szabadpiaci és szabályozott piaci gázkereskedelem mellett, egy földgáz elosztó és egy gázturbinás erőmű is növeli az informatikai komplexitást.

A cégcsoport informatikai szolgáltatásairól a GDF SUEZ IT gondoskodik – részben saját alkalmazottaival, részben outsource partnerei segítségével.

2012-ig a négy vállalat heterogén szoftver és hardver környezettel működött. A vállalatcsoportban nemcsak a hálózat, a géppark és a címtárszerkezet volt eltérő verziójú, hanem a levelezést és a csoportmunkát is más alkalmazásokkal oldották meg.

Közel két éve indultak azok a projektek, amelyek célja az informatikai rendszerek összehangolása, egységesítése, közös platformra helyezése volt. Az akkoriban újonnan kinevezett IT-vezetőre 2012 végétől számos nagyhorderejű feladat elvégzése várt: az egységes levelezőrendszer kialakítása, a szerver-konszolidáció, a szerverpark privát felhőbe való költöztetése mellett a Windows XP-re alapozott desktop platform lecserélése is a teendők között szerepelt. A megvalósítást nehezítette, hogy a cégcsoport közel 1200 munkatársa több mint ötven telephelyen, illetve különböző településen működő ügyfélszolgálatoknál dolgozik.
 

Megoldásra váró feladatok

A vállalatcsoportban kétféle levelezőrendszer működött: a cég egy része közös Lotus Notes infrastruktúrát használt, a máshol azonban Exchange Server 2003 üzemelt. A felhasználók emellett különálló Active Directory címtárakba jelentkeztek be, és míg a Dunamenti Erőműnél ez volt az egyetlen címtár, a vállalat többi részén a felhasználói adatok elsődleges forrása a Lotus Domino címtár volt, ezért különböző címtár szinkronizációs megoldások biztosították az egyes rendszerek közötti részleges átjárhatóságot. Mindezek miatt a munkatársak adott esetben a nyilvános interneten keresztül érintkeztek egymással.

A kérdés – és egyben a feladat – az volt: hogyan lehet a két külön technológián futó levelezőrendszert egységes és korszerű szolgáltatásokat kínáló megoldással kiváltani?

„A GDF SUEZ Magyarország IT igazgatósága ennek szellemében írta ki a tendert – a pályázaton többféle megoldásra lehetett javaslatot tenni. A beérkezett hat megoldási elképzelés elemzése és kiértékelése egyértelműen kimutatta, hogy a TCO-alapú (Total Cost of Ownership) össze-hasonlítás alapján a Microsoft Office 365 szolgáltatáscsomag bevezetése a leginkább célra vezető megoldás.” – foglalta össze az alapproblémákat Ruttkay Balázs, a GDF SUEZ Magyarország Zrt. IT vezetője.

„A tender kiértékelését követően a Microsoftot kértük fel a bevezetés támogatásra, a felhőalapú levelezőrendszer környezetének kialakítására és az adatmigrációs feladatok levezénylésére. A projekt több lépésben zajlott: ki kellett alakítani az új környezetet, végre kellett hajtani a régi levelező rendszer migrációját, s számos alkalmazás illesztését meg kellett változtatni Lotus Notes kivezetése miatt. Amikor elkezdtük a projekt megvalósítását, nagyon sok technikai problémával szembesültünk, ami azonban a későbbiekben számos tanulsággal is járt. Az egyik gond az volt, hogy nemcsak két eltérő levelezőrendszert, hanem négy különálló tűzfalat, valamint az azokhoz tartozó kusza szabályrendszert is örököltünk, és ez a hektikus hálózati és tűzfal környezet nagyon megnehezítette az Office 365 bevezetését. Így a projekt előkészítéseként a levél- és adatforgalmat egyetlen tűzfalra vontuk össze. A másik nehézség abból adódott, hogy a desktop struktúránk nem volt egységes, különböző Microsoft Office verziók futottak a számítógépeken, ebből kifolyólag a migrációs feladatok igen sok munkát róttak a csapatra.” – emlékszik vissza Tóth Balázs a GDF SUEZ Magyarország technikai projekt-vezetője.
 

Office 365 bevezetés

„A technikai akadályok leküzdése után megle-pően jól sikerült a migráció. Főleg, ha azt is figyelembe veszem, hogy egy Exchange migráció az esetek többségében nem 100 százalékosan megvalósítható folyamat, ugyanis mindig van néhány postaláda, vagy email, ami nem jelenik meg automatikusan az új rendszerben, és legtöbbször akad néhány olyan dokumentum is, amivel technikai problémák adódnak. Ma már elmondhatom, hogy ezek a gondok végül alig-alig fordultak elő, és a felhasználók körében is nagyon pozitív volt az Office 365 fogadtatása. Tudni kell, hogy az átállás idején a cég munkaállomásain még Windows XP futott, és a Microsoft Office sem volt egységes, a 2007-es illetve 2010-es változatok egyaránt megtalálhatók voltak a vállalatnál.” – fogalmazott Ruttkay Balázs.

Fontos megemlíteni, hogy korábban a vállalat egy teljes mértékben házon belül felépített, és házon belül üzemeltetett informatikai rendszerrel dolgozott, ami a gyakorlatban azt jelentette, hogy 2012 közepén még saját szervereken futott a teljes vállalati IT. Ezért az Office 365 bevezetésének idején egy sajátos kockázati faktorral is számolni kellett, mivel éppen akkoriban zajlott egy másik kiemelt program, nevezetesen a szerverek privát felhőbe történő költöztetése. A két feladathalmaz szimultán kezelésére ma már mosolyogva emlékszik vissza Fülöp György a GDF SUEZ Magyarország IT Szolgáltatások vezetője.

„Az Office 365 bevezetéssel párhuzamosan zajlott az teljes szerver oldali infrastruktúra költöztetése – ez 170 Windows szervert és 12 SAP rendszert jelentett. A két projekt szinkronban futott – közben persze kihagyás nélkül kellett működnie a vállalatnak. Azt hiszem, nem túlzok, ha azt mondom: komoly hullámverésben kellett behajózni az Office 365 kikötőjébe, a partot érés kemény munka volt.” – mondta Ruttkay Balázs.
 

Helyfüggetlen kommunikációs megoldás

Az Office 365 szolgáltatásait ma a GDF SUEZ Magyarország Zrt. budaörsi központjában és cégcsoport telephelyein használják – de az igazi felhasználói szabadságot az jelenti, hogy a több mint ötven különböző településen működő ügyfélszolgálati iroda munkatársai is rugalmasan kapcsolódhatnak a kommunikációs rendszerhez. A cégcsoportnál összesen mintegy 1200-an használják egymás közötti, és az ügyfelekkel történő kapcsolattartásra az Office 365-öt.

„Egyebek között azért is szeretjük az Office 365-öt, mert teljes mértékben helyfüggetlenül érhető el a levelezés és a többi szolgáltatás. A nagyobb telephelyeinken 70-80 munkatársunk dolgozik, de vannak olyan ügyfélszolgálati irodáink is, ahol heti két alkalommal, naponta négy órában kell fizikailag nyitva tartó ügyfélszolgálatot biztosítanunk. Oda mobil eszközökkel vonulnak ki a kollegák. Nagyon fontos, hogy a munkatársaink az országban bárhol, helyfüggetlenül érhessék el publikus levelezésüket, de a központtal is, és egymással is kapcsolatban lehessenek.” – mondta Fülöp György, az IT Szolgáltatások vezetője.
 

A vezetékes telefonok vége

A GDF SUEZ Magyarország azonban folytatta az Office 365 projektet azután is, hogy működőképessé tették az Outlookot. Tovább mentek és megvalósították a mobileszközökre is érvényes teljes körű szinkronizálást, ehhez kapcsolódóan az Outlook Web App funkciót is megnyitották a felhasználók felé.

„A bevezetés idején még csak terveztük, azóta azonban meg is valósítottuk a vonalas telefonok felszámolását a cégnél. Valamennyi munkatársunk kezébe okostelefont adtunk, ezek több mint felén Windows Phone fut, így mindenki közvetlenül, bárhonnan és bármikor kapcsolódhat a levelezőszolgáltatáshoz.” – mondta Ruttkay Balázs.

A vonalas telefonközpontok és a számtalan vonalbekötés felszámolása már jelentős költségcsökkentést eredményezett, a megtakarításokat tovább növelte, hogy az IP telefóniát is megszüntették, mivel az fölösleges duplikáció lett volna. Így ma már nem kell fenntartaniuk egy viszonylag drága telefonos infrastruktúrát, valamint az ahhoz tartozó üzemeltető személyzetet.

„Még nem értünk teljesen a telefonrendszer-átalakítási projekt végére, de az biztos, hogy telko-budgetból összességében legalább 30 százalékos megtakarítást érhetünk el, még akkor is, ha a Lync kommunikációt csak az egymás közötti hangforgalomban használjuk! A mobil készülékekkel bonyolított forgalom 44 százaléka a vállalaton belül zajlik s ezt a csatornát párhuzamosan használjuk a Lync-kel, amely a közös munkában egy kattintással elérhető távlatokat nyitott. Az egész országot bejáró kereskedőink rendszeres megbeszélései szinte teljes mértékben Lync videó-hívásokkal zajlanak.” – ecsetelte az integrált technológiában rejlő lehetőségeket Ruttkay Balázs.
 

OneDirve for Business, Lync, SharePoint

Az Office 365 csomag számtalan olyan szolgáltatást is felkínál, amelyet nem minden ügyfél használ a mindennapi munkában. A GDF SUEZ-nél azonban nemcsak felfedezik a lehetőségeket, hanem fokozatosan be is vezetik azokat. A Lync Online szolgáltatásait kezdetben csak egy szűkebb kör vehette igénybe, ma viszont már szinte mindenki használja azokat. Az üzleti szférának szánt felhőalapú tárhely szolgáltatást, a OneDrive for Businesst 2013 végén nyitották meg a felhasználók felé, azóta folyamatosan történik a dokumentumok migrációja.

„Nálunk a Lync egyik legnépszerűbb szolgáltatása a jelenlétérzékelés, amivel a munkatársak rengeteg időt nyernek, hiszen csak akkor keresik mobilon, Lyncen, vagy chat beszélgetésben az érintett kollegáikat, ha azok éppen szabadok. Természetesen kihasználjuk az Outlook teljes funkcionalitását, azon belül az erőforrás foglalásokat is – beleértve a céges autókat és a tárgyalókat –, és használjuk a Lyncet prezentáció-megosztásra is. Gyakorlatilag a publikus telefonhálózatba mutató funkcióin kívül minden szolgáltatását használjuk, munkatársaink egyre gyakorlottabban veszik igénybe a OneDrive for Businesst. Ma már vállalati szinten használjuk az Office 365 SharePoint funkcionalitását, folyamatosan töltjük fel a céges dokumentumtárat – ez a munka nemsokára befejeződik. Terveink között szerepel, hogy az intranetes felületünket is átköltöztetjük a publikus SharePoint szolgáltatásba, és bővíteni szándékozzuk a személyes SharePoint oldalak felhasználói körét is; ezzel nagy segítséget adhatunk általában a csoportmunka, vagy akár egy-egy projekt informatikai támogatásához.” – fogalmazott az IT-vezető.

„Így utólag végiggondolva: a vártnál kevesebb gonddal szembesültünk: felhasználó szempontból az Office 365 bevezetése zökkenőmentes volt. Technikai problémák azonban szép számmal adódtak, amit még előrelátó tervezéssel sem mindig volt könnyű elkerülni, s ez az eredeti tervekhez képest majdnem kétszeresére nyújtotta a három hónaposra tervezett projektet. A Microsoft Consulting Services szakértői nagyon sok energiát fektettek a projekt megvalósításába. Segítettek a várható problémák felfedezésében és az okok megértésében, és igazán professzionális támogatást nyújtottak a megoldások megtalálásában. Úgy gondolom, hogy az Office 365 bevezetése sok tekintetben egyszerűsítette és megkönnyítette a felhasználók munkáját, ráadásul jelentős költségcsökkentést is eredményezett. A projekt sikeresen zárult, és ezt a sikert az MCS munkatársaival közösen értük el.” – mondta végül Ruttkay Balázs, a GDF SUEZ Magyarország Zrt. IT vezetője.