Customer Stories

Kepler Utazási Iroda

Office 365: rugalmasság és költségcsökkentés

Share

Email Facebook Twitter LinkedIn
June 17, 2015

A Kepler Utazási Irodai szoftverlicenceinek fejlődése tipikus példája a kkv-szektorra jellemző gyakorlatnak. A cég 2010-ben tért át a Microsoft Office telepített változatáról a felhő-alapú szolgáltatásokra, ennek eredményeként azóta élvezhetik annak előnyeit, hogy az elektronikus levelek és az irodában tárolt adatok bárhonnan, bármikor elérhetőek.

  • Nagyon csábítónak tűnt, hogy az Office 365 bevezetése után a levelezést már nemcsak az irodában, a helyhez kötött szerverről érhetjük el, hanem a világ bármelyik internet-kapcsolattal rendelkező számítógépéről – vagy például az okostelefonjainkról is.

    Kormosi István
    Kepler Utazási Iroda
    ügyvezető
  • Ügyvezető-tulajdonosként a gyakorlatból is tudom, hogy akár még a szabadság idején is szükséges részt venni az operatív munkában.

    Kormosi István
    Kepler Utazási Iroda
    ügyvezető
  • Mivel az alkalmazások a számítási felhőben futnak, a frissítések automatikusan megtörténnek, és mi mindig a legkorszerűbb változattal dolgozhatunk.

    Kormosi István
    Kepler Utazási Iroda
    ügyvezető

Ezzel a megoldással az ügyfeleik számára kínált 24 órás segélyvonal működtetése is sokkal rugalmasabbá vált, ráadásul az Office 365-re történő átállás óta jóval kevesebbet kell fizetniük a szoftverek használatáért.

 

Az ügyfél

A 2001 közepén, magyar tulajdonosok által alapított Kepler Utazási Iroda elsősorban üzleti utak és incentive programok szervezésére szakosodott. Kis létszámú csoportos és egyéni útjaikat főként azok a megbízók választják, akik szívesen fedeznek fel egzotikus tájakat, és örömmel kötik össze a pihenést aktív programokkal. 70 ügyfelük között a kis- és középvállalkozások mellett multinacionális cégek egyaránt szerepelnek. Évente több mint 4000 repülőjegyet és több ezer vendégéjszakát értékesítenek, árbevételük megközelíti a 800 millió forintot. A jelenleg nyolc munkatárssal működő irodában hat számítógépet használnak, de az Office 365-re történő átállás óta egyre gyakrabban olvassák elektronikus leveleiket okostelefonokon is.

 

Alaphelyzet

Tekintettel az internet-alapú foglalási és keresési lehetőségek egyre szélesebb körű elterjedésére, a Kepler Utazási Iroda is egyre nagyobb figyelmet fordított az on-line foglalási lehetőségek használatára, weboldalukon a cég szinte minden szolgáltatása (repülőjegy, autóbérlés, szállásfoglalás, utasbiztosítás, színházjegy, stb.) elérhető.

Természetesen a Kepler PC-in elsősorban repülőjegy- és szálláshely-foglaló rendszerek, valamint számlázó-programok futnak, de mindennapi munkájukban hasonló fontosságúak a hagyományos irodai alkalmazások is.

„– Az első öt-hat évben is Microsoft Office alkalmazásokat használtunk, de ugyanúgy, ahogyan akkoriban a kkv-szektor szereplői, mi sem fordítottunk túlságosan nagy figyelmet arra, hogy csak legális programokkal dolgozzunk. Nem hiszem, hogy ezzel valami nagy titkot árulnék el – egyszerűen azokat a szoftvereket használtuk, amiket a rendszergazda feltelepített. Így másokhoz hasonlóan valószínűleg mi is belecsúsztunk a „szürkeszoftverek világába” – a kisvállalkozások zöme azonban annak idején még nem számolt ennek veszélyeivel. Így utólag visszagondolva annak az időszaknak az volt leghasznosabb tapasztalata, hogy megismerhettük a kommunikációs és irodai szoftverek előnyeit, megtanultuk használni az Exchange-alapú levelezést, elsajátítottuk a Word és az Excel funkcióit.” – emlékezett vissza az indulás utáni évekre Kormosi István, a Kepler Utazási Iroda ügyvezetője.

A cégvezetés azonban gyorsan átlátta, hogy milyen előnyökkel jár a legális szoftverlicencekkel működtetett IT-infrastruktúra, ezért 2005-ben megvásárolták a levelezéshez szükséges Microsoft Exchange, valamint a Microsoft Office programcsomag dobozos verzióit.

„– Nem kalózkodni akartunk, szerettünk volna nyugodtan aludni, ezért amikor új számítógépeket vettünk, akkor megvásároltuk a szükséges szoftvereket is. Volt annyi Word és Excel tapasztalatunk, hogy értékelni tudtuk az irodai szoftverek funkcióit, és tudtuk azt is, hogy milyen fontos az Exchange Serverrel megvalósított biztonságos levelezés.” – mondta az ügyvezető.

 

Irány a felhő-alapú levelezés!

Ahogyan bővült a Kepler Utazási Iroda ügyfélköre – és azzal együtt emelkedett a cég forgalma is – úgy növekedett az elektronikus úton folytatott adatcsere is. Az akkori rendszergazda azonban egyre kevésbé volt képes követni a megnövekedett adatforgalommal járó üzemeltetési kihívásokat, a cég egyre komolyabb gondokkal szembesült – de a rendszergazda már nem tudott megfelelő megoldást találni például a levelezésben megjelenő problémákra.

„– 2010-ben egy szakmai rendezvényen találkoztam a Peet&Cook Kft. képviselőjével, tőle hallottam a korszerű, felhő-alapú irodai szoftver-szolgáltatásokról. Miután részletesebben megismerkedtek a Kepler informatikai környezetével, mindenekelőtt készítettek egy igazán profi rendszerleírást, majd felvázolták, hogy bizonyos fejlesztések megvalósításával milyen új üzleti értékeket érhetünk el. Ezután bíztuk meg kft-t a rendszergazdai tevékenységek ellátásával, ám ők nem sokkal később előálltak egy minden tekintetben vonzó megoldás javaslatával. Akkoriban már nemcsak én, hanem az iroda több munkatársa is okostelefont használt, ezért nagyon csábítónak tűnt, hogy az Office 365 bevezetése után a levelezést már nemcsak az irodában, a helyhez kötött szerverről érhetjük el, hanem a világ bármelyik internet-kapcsolattal rendelkező számítógépéről – vagy például az okostelefonjainkról is. Ráadásul a felhő-alapú technológia alkalmazásával nemcsak a levelezésünk, hanem a saját Excel fájljaink is elérhetővé válnak akár egy Internet-kávézóból is. Ez nagyon vonzó ajánlat volt, ráadásul költségmegtakarítást is kilátásba helyeztek. Nem gondolkodtunk sokat, megrendeltük az Office 365 szolgáltatást… ” – mondta a Kormosi István.

 

Bárhonnan, bármit, bármikor

A Kepler Utazási Iroda ügyvezetője szerint az első közelítésben az adatelérés hely- és időbeni függetlensége volt a legnagyobb vonzerő. Ebben az időben bővítette szolgáltatásait az iroda, 2010-ben például indították a 24 órás segélyvonalat is. Azóta folyamatos telefonos rendelkezésre-állással kínálnak gyors segítséget azoknak az ügyfeleiknek, akik az utazás során valamiért bajba jutottak (nem indult el repülőgépük, lekésték a csatlakozást, vagy például a szállással kapcsolatban merült fel valamilyen probléma).

„– Az utas számára nagyon megnyugtató, hogy azonnali segítséget kaphat. A gyors ügyintézéshez azonban az ügyeletes kollégánknak mindenképpen szüksége van a számítógépre, ami korábban azt jelentette, hogy vagy bent kellett maradnia az irodában, vagy haza kellett vinnie az úgynevezett ügyeleti laptopot. Az Office 365 bevezetés óta azonban már nemcsak ő, hanem minden jogosultsággal rendelkező munkatárs távolról is elérheti a levelezést vagy az irodai szerveren tárolt adatbázisokat, így azonnal foglalhat szállást, vonat- vagy repülőjegyet, illetve e-mailben kérhet gyors segítséget külföldi partnereinktől. Sőt, akár okostelefonról, vagy egy laptoppal a hétvégi telekről is elérheti az Office 365 szolgáltatásait, ha van internet kapcsolata. Számunkra ez a flexibilitás volt a felhő-alapú megoldás legnagyobb vonzereje.” – mondta az ügyvezető.

 

Távmunka

„– Nálunk a távmunka nem divat, hanem a felgyorsult élet miatt elkerülhetetlen szükségszerűség. Ügyvezető-tulajdonosként a gyakorlatból is tudom, hogy akár még a szabadság idején is szükséges részt venni az operatív munkában. Nagyon sokszor előfordul, hogy egy kollégám azzal hív fel: >>Nem akarlak zavarni, de küldök egy e-mailt, amire nagyon-nagyon gyorsan kell reagálni.<< Hallatlanul nagy előny, hogy bárhol is vagyok, azonnal meg tudom nézni a levelet a saját noteszgépemen, vagy okostelefonom. De a felgyorsult munkatempó miatt akár utazás közben is rendszeresen megnézzük az e-maileket, ez ma már a munkatársaimnál is szokássá vált.” – fogalmazott Kormosi István.

 

Költségelemzés

A Peet&Cook Kft. szakértői részletesen összehasonlították a dobozos szoftverek árait az Office 365 licencdíjaival, és kimutatták, hogy már középtávon is jóval kedvezőbb, ha az irodai alkalmazáscsomag felhő-alapú megoldását választják. Ráadásul a teljes körű szolgáltatásokat felkínáló Office 365 magában foglalja a SharePoint alkalmazást is, ami újabb lehetőségeket nyitott meg a Kepler Utazási Iroda számára.

„– Habár az informatikai környezet teljes körű üzemeltetését a Peet&Cook Kft. végzi, számunkra is előny és időmegtakarítás, hogy ennél a konstrukciónál a szoftvereket nem helyben kell frissíteni az újabb verziókra. Mivel az alkalmazások a számítási felhőben futnak, a frissítések automatikusan megtörténnek, és mi mindig a legkorszerűbb változattal dolgozhatunk. Az új verziók megjelenésével állandóan bővülnek az elérhető szolgáltatások, és ahogyan növekszik a Kepler üzleti köre, úgy vezethetünk be új, érdekes szolgáltatásokat. A rendszergazdák segítségével folyamatosan bővítjük a mindennapi munkában használt online funkciók körét, minden konzultáció alkalmával tudnak új, hasznos funkciókat elénk tárni, amelyekből profitálhatunk. Már használjuk a távoli elérést, de például a SharePointnak még mindig vannak olyan szegmensei, amelyeket egyelőre még nem próbáltunk ki.” – vázolta fel a fejlődési lehetőségeket Kormosi István.

 

Előnyök, megtakarítások

„– A mindennapi használat során számunkra talán legnagyobb előnyt a helyhez kötöttség megszűnése jelentette. A levelezés és irodában használt szoftvereink eléréséhez elegendő egy internet-kapcsolat, de akár okostelefonról is láthatunk minden fontos információt. Mivel hatalmas az email-forgalmunk, kiemelt fontosságú, hogy megbízható vírus- és spam-szűréssel levelezhessünk – ezt tökéletesen megkapjuk az Office 365-től. Nincs szükség külön vírusirtó program megvásárlására, sőt a levélszemetet is nagy hatékonysággal kiszűri a rendszer. Korábban, amikor még a saját szerveren keresztül fogadtuk a leveleket, rengeteg spam érkezett munkatársaink postafiókjaiba, amelyek eltávolítása sok időt vett igénybe, lassította az érdemi munkát. Ma a kéretlen levelek 85 százaléka eleve a „Spam” könyvtárba kerül, ami összességében jelentős időmegtakarítást jelent. Nem elhanyagolható, hogy az Office 365-öt bérleti konstrukcióban használhatjuk, így éves szinten többszázezer forinttal kevesebbet kell fizetnünk, mintha a hagyományos licencdíjas megoldással használnánk az irodai alkalmazásokat.” – foglalta össze az előnyöket Kormosi István, a Kepler Utazási Iroda ügyvezetője.

Solution Overview

Product and Services

Office 365

Industry

Hospitality & Travel

Professional Services

Organization Size

Small (1 - 49 employees)

Country

Hungary