Cloud Migration im Akkord: EAM hebt 80 Applikation binnen 6 Monaten in die Azure Cloud

Die Herausforderung: Die Abschaltung der alten On-Premises Infrastruktur

Als Robert Haastert, CIO bei der EAM, im Jahr 2019 ins Unternehmen kam, wusste er bereits in Teilen, was ihn erwarten würde. Denn den Energieversorger hatte er bereits bei seinem vorherigen Arbeitgeber Accenture, einem der weltweit größten Beratungsunternehmen, das führend in den Bereichen Digitalisierung, Cloud und Security ist, jahrelang tatkräftig unterstützt. Nun wechselte er also auf die andere Seite des Schreibtisches und sah sich dort mit einer Mammutaufgabe konfrontiert: der Abschaltung der On-Premises IT-Infrastruktur bis Ende 2020. „Um neue Geschäftsfelder erschließen sowie innovative Sparten schnell entwickeln und umsetzen zu können, braucht es einen sicheren, stabilen Geschäftsbetrieb und hohe Investitionen in Technik“, sagt Robert Haastert. „Und wiederum dafür ist die Digitalisierung und eine flexible, moderne IT-Landschaft die Basis. Ohne IT geht es nicht.“

Daher musste schnellstmöglich eine Lösung gefunden werden. Zwei Optionen lagen auf dem Tisch: Das lokale Rechenzentrum vollständig zu erneuern oder in die Cloud investieren. Um die für das Unternehmen beste Lösung zu finden, wendete sich Robert Haastert an Accenture, langjähriger IT-Service-Partner der EAM. Er kontaktierte Jan Lohmann, Senior Manager bei Accenture, der seit 2014 in verschiedenen Aufgabenbereichen für die EAM tätig ist und aktuell als Projekt-Portfolio-Lead fungiert. Gemeinsam mit Mitarbeitenden von Microsoft bildeten sie von nun an eine ‚Star Alliance‘. In einer ersten Assessmentphase wurden beide Möglichkeiten in Bezug auf Wirtschaftlichkeit sowie auf unternehmens- und IT-strategische Gesichtspunkte hin überprüft. „Wir haben schnell festgestellt, dass die Cloud die besseren Potenziale bietet, diese Strategien umzusetzen. Mittelfristig hätten wir Investitionen dieser Größenordnung und eine schnelle Bereitstellung der Services in den Bereichen IT, Data Analytics, Kundenmanagement und IT Security mit einer reinen On-Premises Welt nicht mehr leisten können“, sagt Robert Haastert. Zusätzlich verfolgte das Unternehmen bei der Neueinführung von Systemen bereits eine Cloud-First-Strategie mit Microsoft Azure, wenn auch nur im kleinen Rahmen. „Die Entscheidung, Azure nun ausschließlich und im großen Stil zu nutzen, lag nahe. Sie wurde aber durch die Kombination der Partner und durch die wertvolle Expertise von Jan Lohmann noch einmal bekräftigt“, ergänzt Robert Haastert. Als kommunaler Anbieter legt die EAM zudem großen Wert auf den Schutz und die Sicherheit ihrer Daten und achtet darauf, dass die Daten innerhalb von Deutschland bleiben. Beide Anforderungen sah Robert Haastert bei Microsoft Azure am besten erfüllt.

Die Lösung: Microsoft Azure, 80 Applikationen und ein straffer Zeitplan

Im Anschluss an das Ergebnis des Assessments im Februar 2020 ging es direkt in die Umsetzung. Ende April waren alle Infrastruktur-Komponenten in der Cloud aufgebaut, sodass die Applikations-Migration starten konnte. Bis Ende November migrierte das Projektteam im Durchschnitt zehn bis zwölf Systeme pro Woche in die Azure Cloud, im gesamten Zeitraum also rund 80 Applikationen. Die mit Abstand schlaflosesten Nächte bereitete Robert Haastert jedoch der „Big Bang“ im Oktober 2020. Um die Downtime für die Fachbereiche so gering wie möglich zu halten, sollten die vier größten und kritischsten Systeme binnen einer Woche auf Azure migriert werden. Besonders heikel: Auf den SAP-Systemen arbeiten rund 1.000 der 1.400 Mitarbeitenden der EAM, alle Geschäftsprozesse aus den kaufmännischen und technischen Bereichen hängen an diesen Systemen. Zusätzlich galt es bei einem der Systeme bestimmte Marktfristen von 24 bis 48 Stunden einzuhalten, da andernfalls Strafzahlungen drohten. „Doch mit Accenture und Microsoft hatten wir die richtigen Partner und Expertisen an Bord, um den straffen Zeitplan einzuhalten“, sagt Robert Haastert. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg kam es zu keinen größeren Ausfällen, Geschäftsunterbrechungen oder Geschwindigkeitsverlust. „Und das, obwohl wir das gesamte Projekt bedingt durch die Corona Pandemie vollständig remote umgesetzt haben“, ergänzt Jan Lohmann.

Im Oktober 2020, also vier Monate vor Abschaltung der On Premises Umgebung, liefen bereits rund 95 Prozent der Services in der Cloud. Seit diesem Zeitpunkt liegen sämtliche Daten sicher in Microsoft Azure. Dafür sorgen der Microsoft Defender, Azure Active Directory, Azure Sentinel und der Azure Advisor – alle gebündelt im Azure Security Center. „Man merkt recht schnell, wie man als Unternehmen von den zahlreichen Investitionen von Microsoft beim Thema Security profitieren kann“, sagt Robert Haastert. „Denn einen solchen Baukasten an Werkzeugen hätte man im eigenen Rechenzentrum niemals entwickeln können.“

Parallel zur Cloud-Migration ging es vor allem darum, entsprechendes Wissen aufzubauen und gleichzeitig die Betriebsprozesse anzupassen. „Das Changemanagement und die organisatorischen Anpassungen waren fast eine größere Herausforderung als die eigentliche Umsetzung“, schmunzelt Robert Haastert. „Aber zwingend notwendig, um direkt in einen stabilen Betrieb zu starten.“ Also absolvierten die Mitarbeitenden Cloud-Zertifizierungskurse bei Microsoft, während gleichzeitig ein Cloud Competence Center aufgebaut wurde. Dieses soll künftig Anfragen aus den Fachbereichen prüfen und so einen sicheren Betrieb laut den IT-Security-Vorgaben gewährleisten. „Wenn man es richtig macht, ist eine Cloud-Migration nicht nur ein reines IT-Projekt, sondern es verändert das gesamte Unternehmen“, sagt Robert Haastert.

Obwohl die administrativen Prozesse nun teilweise komplexer sind als vorher und dementsprechend noch weiter optimiert werden müssen, ist die Technik deutlich schneller und flexibler geworden. Das merken auch die Fachbereiche, deren Anfragen und Ideen immer vielfältiger werden: Reporting mit Power BI, Technik mit IoT Cases und eine CRM-Plattform auf Basis von Dynamics 365. Das ist auch zurück zu führen auf das Kommunikationskonzept des Projektteams. „Wir haben von Anfang an kommuniziert, dass das gesamte Projekt schlussendlich den Fachbereichen zugutekommt. Dafür haben wir gemeinsam mit Microsoft Blogs, Erklär-Videos und Success Stories im Intranet veröffentlicht“, berichtet Jan Lohmann. „Auch Interviews mit verschiedenen Managern und Managerinnen haben zur großen Akzeptanz des Projektes beigetragen.“ Um das geänderte Mindset im Unternehmen weiterhin optimal zu nutzen, soll es auch organisatorisch im Unternehmen verankert werden: Bis 2025 ist es die Vision und das Ziel, die Grenze zwischen IT und Fachbereichen in Teilen aufzulösen, sodass sich autonome Teams auf der Cloud-Plattform bewegen können und die IT den Rahmen vorgibt.