„Smart Spaces“ vereinfacht Facility-Management und Desk-Sharing mit Azure IoT

Die Herausforderung: Flexibilität für smarte Immobilien

Die Deutsche Partnerkonferenz (DPK, jetzt Microsoft Business Summit) von Microsoft im Jahr 2017 gab den Anstoß: Auf der Ausstellungsfläche wollte ein Büromöbelhersteller zeigen, wie seine Produkte smart gemacht werden können, um beispielsweise die Auslastung des Messestands in Echtzeit zu erfassen. EnOcean, Spezialist für Sensoren ohne externe Stromversorgung, brachte dafür unter anderem Vibrations- und Temperatursensoren an Ausstellungstücken an. T-Systems MMS sorgte für deren Vernetzung und Auswertung in einem digitalen Zwilling des Messestandes. 

„Schon damals sahen wir schnell sehr alltägliche Anwendungsszenarien für unsere Lösung, beispielsweise in Büroräumen mit Desk-Sharing. Da ist der Frustfaktor von Mitarbeitenden groß, die etwas später als die Mehrheit kommen und dann mehr Zeit brauchen, um einen freien Schreibtisch zu finden. In einer smarten Immobilie könnten sie einfach in einer App einen freien Arbeitsplatz auswählen und gezielt im Büro ansteuern“, erklärt Tino Mager, Cloud Solution Architect bei T-Systems MMS. So entstand die Idee, aus der ersten Testinstallation am Messestand eine Lösung für Gewerbeimmobilien zu entwickeln. Ein potenziell erster Kunde buchte auch gleich 2018 einen Hackathon: Innerhalb von nur zwei Tagen entwickelten Mitarbeitende von T-Systems mit ihm eine Smart Spaces Lösung, über die die Belegung von zehn bis 20 Räumen in Echtzeit erfasst und Arbeitsplätze gebucht werden konnten.

Zwei wichtige Voraussetzungen kristallisierten sich dabei als sinnvoll heraus: Die Sensoren sollten sich möglichst selbst mit dem erforderlichen Strom versorgen, etwa über Solarzellen, damit sie wartungsarm und flexibel eingesetzt werden können. Deshalb entschied sich T-Systems MMS für EnOcean als bevorzugten Sensorpartner für Smart Spaces: Dank Energy Harvesting benötigen die EnOcean-Sensoren weder Batterien noch Kabel. Aus diesem Grund können sie flexibel genau dort installiert werden, wo die Daten erfasst werden sollen. Der Verzicht auf Batterien macht sie zu einer wesentlich nachhaltigeren Funksensor-Alternative. Als zweite Voraussetzung sollte die Lösung so offen, flexibel und skalierbar sein, dass sie sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen zum Einsatz kommen und bereits installierte Technik einbinden kann.

Die Lösung: Einfache Integration in Azure IoT und Offenheit für neue Services

Für T-Systems MMS fiel die Wahl der Cloud-Lösung im Hintergrund auf Azure. „Azure IoT als Platform-as-a-Service macht unsere Lösung sehr flexibel“, lobt Mager. „Wir brauchen keine eigene Infrastruktur aufzubauen, können sehr leicht neue Sensoren von vielen Hardwareherstellern integrieren und in der Plattform auch Device- und Lifecycle-Management realisieren.“

So kann T-Systems MMS Smart Spaces nicht nur mit bereits vorhandenen Sensoren, sondern auch mit installierter Haustechnik eines Kunden aufbauen. Die Geräte können relativ einfach im Azure IoT Hub registriert und administriert werden. „Im Hintergrund von Smart Spaces läuft Azure Kubernetes Services mit einer SQL Datenbank. Das macht unsere Lösung so gut skalierbar, dass wir erst einmal klein starten oder vielleicht auch nur einen Teil möglicher Sensoren vernetzen können und sich später leicht 500 Sensoren und mehr integrieren lassen“, sagt Mager.

Seine Kollegin Stefanie Uhlig, Projektmanagerin Smart Spaces, ergänzt: „Die Basis von Smart Spaces ist ein digitaler Zwilling, der in Azure liegt und als Administrationsplattform dient. Kunden können Smart Spaces sehr einfach per Website oder App nutzen. Wir bieten ihnen dafür unterschiedliche Funktionalitäten und Services wie Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Information über die aktuelle Nutzung von Räumen inklusive Vorhersage, Echtzeitdaten über Belegung von Schreibtischen oder Besprechungsräumen sowie über die Luftqualität.“ Diese Informationen und Funktionen erleichtern nicht nur Mitarbeitenden im Büro das Arbeiten, sondern auch Dienstleistern wie Fachkräften für Hausservices oder Reinigungsdiensten: Mit einem Blick in die App oder auf die Website wissen sie, wo sie gebraucht werden und ohne Störung arbeiten können. So macht Smart Spaces gerade auch in Pandemiezeiten mit strengeren Hygieneregeln den Bürobetrieb einfacher und sicherer: Arbeitsplätze, die gereinigt werden müssen, lassen sich in Echtzeit ermitteln und kurzfristig reinigen.

Das Thema Datenschutz wird bei Smart Spaces großgeschrieben. Personenbezogene Daten werden nur mit konkreter Zustimmung der Nutzer*innen erhoben. Vibrations- oder Wärmesensoren erfassen die Nutzung von Schreibtischen und Besprechungsräumen anonym. „Wenn der Zutritt in einen Raum per Kamera erfasst wird, arbeitet diese nach dem Edge-Computing-Prinzip und gibt nur die Zahl der Menschen in einem Raum an Smart Spaces weiter, nicht aber, wer dort ist“, erklärt T-Systems-Manager Mager.

Erfolgreich arbeiten Installationen von Smart Spaces unter anderem im Deutschland-Büro von Sensorhersteller EnOcean, bei der Deutschen Telekom in Bonn und an allen Standorten von T-Systems MMS. „Smart Spaces erfasst beispielsweise anonym die Besucher*innen der Telekom-Kantine und stellt die Informationen in Echtzeit zur Verfügung, sodass sich Mitarbeitende nach der tatsächlichen Auslastung zum Mittagessen verabreden können“, sagt Uhlig. Bei T-Systems Schweiz zählen Sensoren, wie viele Mitarbeitende sich in den Büroräumen befinden; Vibrationssensoren detektieren, ob ein Schreibtisch genutzt wird. So lassen sich Arbeitsplätze in Echtzeit buchen und die Flächenauslastung kann optimiert werden. Auch bei T-Systems MMS kommt Smart Spaces mit Vibrationssensoren an den Schreibtischen zum Einsatz.

Für eine weitere Funktion von Smart Spaces setzt T-Systems MMS auf Azure Maps Creator. Hiermit lassen sich Navigationslösungen einfach erstellen, geografisch korrekt zuordnen und bereitstellen. So können sich in Smart Spaces beispielsweise Mitarbeitende selbst zielstrebig durch unbekannte Gebäude navigieren. Und auch Rettungsdiensten können diese Informationen bereitgestellt werden, damit sie schneller an ihren Einsatzort kommen. „Wir arbeiten eng mit Microsoft-Kolleg*innen in Redmond zusammen, um die praktischen Anforderungen an Azure Services weiterzuentwickeln“, erzählt Mager.

Der nächste Schritt für die Weiterentwicklung von Smart Spaces wird zurzeit vorbereitet: die Anbindung an Facility-Management-Software. Dann profitieren nicht nur Nutzer*innen unmittelbar von den smarten Räumen, sondern auch professionelle Dienstleister der Immobilienbranche können ihre Services optimieren – und mit der Digitalisierung in ihren Immobilien deren Wert steigern und zukunftssicher machen.