Zeitfresser identifizieren und eliminieren: Biotech-Pionier Biogen strafft Prozesse mit Power Platform

Die Herausforderung: Viel Optimierungspotenzial, wenig Kapazitäten 

Ein Kundenanruf. Eine Mitarbeiterin von Biogen nimmt den Hörer ab. Am Apparat ist die Vertreterin eines Klinikums: Sie braucht dringend Informationen zu einem neuen Medikament. Doch die Mitarbeiterin ist nicht verantwortlich für diesen Therapiebereich. Bis sie die richtige Ansprechperson im Außendienst gefunden hat, vergeht einige Zeit. Der Grund: Die Infos sind nicht an einem zentralen Ort verfügbar.

Kundenorientierung ist ein Leitbild von Biogen, doch wie in jedem anderen Unternehmen kennen die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen Prozesslücken, die die Arbeit erschweren. Kleine Schwierigkeiten summieren sich schnell zu großen. „Hier fehlt ein Kontakt, da schlummert eine wichtige Information im E-Mail-Posteingang anstatt weiterverarbeitet zu werden“, beschreibt Hajo Ramsauer, Head of IT Germany & Austria | Global Commercial & Medical IT bei der Biogen GmbH in München. „Solche Prozesslücken stören bei der Zusammenarbeit – sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden. Kleine Hürden, die sich von Abteilung zu Abteilung unterscheiden, kosten Zeit. Das wollen wir vermeiden.“ Hajo Ramsauers Ziel war klar: Wo Prozesse zu viel manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit erzeugen, sollten sie verbessert und beschleunigt werden. Die Fachbereiche wurden eng einbezogen – schließlich kennen sie ihre eigenen Arbeitsabläufe am besten. Doch nicht für jeden Prozess sollte ein großes, eigenes Projekt aufgezogen werden – das wäre zu aufwendig, langsam und teuer gewesen. Deshalb suchte Biogen nach einer hoch skalierbaren und zentralen Plattform, mit der die Fachabteilungen eigene Lösungen entwickeln können, die sie brauchen. Um das zu stemmen, holten sie Microsoft Partner Arineo ins Boot. Gemeinsam wurde schnell klar: Die Microsoft Power Platform ist das Werkzeug der Wahl.

Die Lösungen: Tools für den Außendienst, das Mitarbeiter-Onboarding und Coaching – Power Platform als Basis für praktische Anwendungen

Die Mitarbeitenden sollten selbst Arbeitsabläufe schneller und besser gestalten oder automatisieren können. Die Power Platform lieferte das Gerüst und das Wissen der Fachbereiche das Fundament für die gemeinsam mit Arineo in Power Apps entwickelten Anwendungen. „Die enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen war für uns der entscheidende Faktor bei der Umsetzung der Projekte“, erklärt Harald Tingelhoff, Director Business Development bei der Arineo GmbH. „Von Anfang an haben sie uns genau aufgezeigt, wo Potenziale für Verbesserungen liegen. Erste richtige Lösungen ließen nicht lange auf sich warten.“ Arineo unterstützt vor allem bei der Programmierung sowie beim Management aller smarten Anwendungen. 

Damit die Mitarbeitenden schnell wissen, wer für welche Therapiebereiche verantwortlich ist, hat der Vertrieb die Field Force Finder App entwickelt. „Die Nutzung ist intuitiv und ergänzt die Funktionen des CRM-Systems“, sagt Harald Tingelhoff. „Die Mitarbeitenden können in der App auf einen Blick genau sehen, wer in Biogens Außendienst für welche Therapiebereiche verantwortlich ist.“ Die Field Force Finder App basiert auf Power Apps und SharePoint. Sie ist zudem eng mit Microsoft Teams, der zentralen Kommunikations-Plattform von Biogen, verknüpft. 

Auch die IT von Biogen hat schon ihre eigene Anwendung. „Uns unterstützt eine Power App bei der strukturierten Weitergabe wichtiger Informationen zwischen dem zukünftigen Mitarbeitenden, der Personalabteilung und der IT“, freut sich Hajo Ramsauer. Ab Unterschrift eines Vertrages bis hin zum ersten Arbeitstag wird in einer Onboarding-Plattform die gesamte technische Ausstattung der neuen Mitarbeitenden abgewickelt, automatisiert durch Power Automate. „Die Plattform weiß, ob im Büro vor Ort oder im Homeoffice gearbeitet wird. Sie weiß, welche Zugänge noch beantragt werden müssen und verschickt entsprechende automatische E-Mails“, erklärt Hajo Ramsauer. „Dadurch sind neue Mitarbeitende von Biogen am ersten Tag direkt arbeitsfähig. Und unsere HR- und IT-Abteilung haben viel weniger Arbeit als früher. Kein ‚Ich brauche noch dies, das und jenes‘ mehr.“ Die Onboarding-Plattform ist bei Biogen ein Erfolg, der bereits über Ländergrenzen hinweg strahlt: Vor der Implementierung in Deutschland wurde sie bereits in der Schweiz genutzt. Ein weltweiter Rollout ist geplant.

Ein weiteres komplexes Projekt ist eine Coaching-Anwendung für die Personalentwicklung im Außendienst, die gerade aufgesetzt wird. „Hier werden Daten nicht nur abgelegt und verfügbar gemacht, sondern Kompetenzmodelle prozessiert und auf jeden Mitarbeitenden individuell angewendet“, erklärt Hajo Ramsauer. „Bei diesem Projekt lag der Charme der Power Plattform in der Flexibilität, auf Ebene der deutschen Biogen-Niederlassung die Vorstellungen unserer Vertriebsleiter mit einem existierenden Tool umzusetzen.“

Biogen hat gemeinsam mit dem Partner Arineo jedem Fachbereich ein vielseitiges Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sowohl einfache als auch komplexe Aufgaben gelöst werden können. Mit weniger Stolpersteinen bei internen Prozessen können sich die Mitarbeitenden auf das konzentrieren, was wichtig ist: Patient*innen mit innovativen Medikamenten gegen schwerwiegende Krankheiten zu versorgen.