Arbeitsfähig noch am selben Tag: Onboarding externer Kräfte bei Instone Real Estate mit Windows 365 Cloud-PC

Die Herausforderung: Physische Bereitstellung von Hardware frisst Ressourcen

Deutschlandweit entwickelt die Instone Group nachhaltige Wohnkonzepte und Stadtquartiere, errichtet Wohnhäuser und saniert denkmalgeschützte Objekte. Eine enorm kleinteilige und abstimmungsintensive Mammutaufgabe, bei der die regionale Unterstützung von Bauleiter*innen und Makler*innen benötigt wird. „Wir haben unseren Vertrieb so aufgestellt, dass wir überwiegend externe Kräfte im Einsatz haben, die natürlich aus ihrem eigenen Firmen-Kontext kommen und eine hauseigene IT haben“, erklärt Frank Thyen, Leiter IT bei der Instone Group.

Um diesen externen Mitarbeitenden Zugriff auf die wichtigsten Anwendungen zu ermöglichen, richtete die IT von Instone für sie eigene Laptops ein. Ein Vorgehen, das für beide Seiten einige Nachteile mit sich brachte: Die Mitarbeitenden mussten zwei oder sogar mehrere Laptops mitführen und einrichten. Zudem war es ein großer logistischer und zeitlicher Aufwand, die neuen PCs vorzubereiten. Beschaffung, Vorbereitung und Versand der Hardware dauerten bis zu zwei Wochen – in dieser Zeit konnten die externen Mitarbeitenden nicht mit der Arbeit starten. Zudem fokussierten sich in der IT viele Ressourcen auf die Einrichtung und den Versand der Hardware.

Als Instone im Jahr 2022 seine 475 internen Mitarbeitenden mit neuen Surface Geräten ausstattete, stellte sich auch die Frage, wie externe Mitarbeitende künftig einfacher und schneller eingebunden werden könnten. „Waren dafür wirklich eigene, von uns eingerichtete Geräte nötig? Unsere Antwort war ein klares Nein“, so Frank Thyen. Also entschied sich Instone, den Arbeitsplatz für Externe virtuell aufzusetzen: Mit Windows 365.

Die Lösung: Windows 365 Cloud-PC optimiert Onboarding-Prozess

Mit dem Windows 365 Cloud-PC ist es möglich, Apps, Daten, Inhalte und Einstellungen aus der Microsoft Cloud auf ein beliebiges Gerät zu übertragen. Dafür ist lediglich ein personalisierter Login notwendig. Die Einrichtung erfolgt schnell und einfach und lässt sich je nach Anforderung skalieren.

Diese Möglichkeiten haben die Instone Group überzeugt. „Der Abstimmungsaufwand beim Onboarding war früher enorm aufwändig: Wer muss involviert werden, was müssen wir beantragen, an welche Adresse wird das geschickt und so weiter“, erklärt Frank Thyen. „Dank Windows 365 entfallen diese Schritte nun oder funktionieren deutlich effizienter. So können wir externe Mitarbeitende innerhalb eines Tages samt eigenem Gerät onboarden. Das hätte früher 14 Tage gedauert.“ Das spart nicht nur Kapazitäten in der IT, sondern auch Kosten: Beim Rollout verzichtete Instone auf die Anschaffung von rund 50 neuen Laptops. Auch im Hinblick auf die klare ESG-Positionierung des Unternehmens, ergibt sich daraus ein klarer Benefit.

Bei der Entwicklung und Einführung der neuen Lösung hat Instone eng mit dem Microsoft Partner glueckkanja zusammengearbeitet. Das Unternehmen hat eine große Expertise im Bereich Microsoft Sicherheitstechnologien und berät Instone vorrangig im Bereich Workplace. „Windows 365 Cloud-PC ist genau die Lösung, die Instone helfen konnte, die eigene IT noch effizienter bereitzustellen“, erklärt Nadine Rose, Lead Program Manager bei glueckkanja. „Neben Schnelligkeit bringt Windows 365 außerdem sehr viel Skalierbarkeit, um schnell auf Wachstum reagieren zu können.“ glueckkanja war von Anfang an beim Rollout von Windows 365 dabei: Gestartet hat das Projekt mit einer erfolgreichen Testphase, in der eine handvoll Mitarbeitende das Produkt nutzten und bewerteten. „Mit einem Klick kann man einen ganzen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen“, bringt es Leon Gottschalk, Cloud Architect bei glueckkanja, auf den Punkt. „Dabei hilft uns das Produkt RealmJoin.“ Mit der von glueckkanja entwickelten Lösung RealmJoin – einer Ergänzung zu Intune – lassen sich virtuelle Arbeitsplätze schnell und unkompliziert per Drag & Drop aufsetzen: Die benötigte Rechenleistung, Speicherplatz und Programme lassen sich in nur wenigen Minuten konfigurieren. „Unsere Lösung RealmJoin ist eine optimale Ergänzung für Intune und genau das richtige Vehikel, um die Windows 365 Arbeitsplätze bei Instone schnell, bedarfsgerecht und sehr einfach zu konfigurieren“ ergänzt Leon Gottschalk.

Dadurch werden auch intern maßgeschneiderte Arbeitsplätze möglich: „Einige aufwändige Berechnungen benötigen sehr viel Rechenpower“, erklärt Frank Thyen. „Dem Standardprogramm in der On-Premises-Umgebung fehlte diese Rechenkapazität. Deswegen stellen wir Mitarbeitenden, die hier besondere Anforderungen haben, ebenfalls Windows 365 bereit.“ Der Cloud-PC bringt die notwendige, skalierbare Rechenkapazität, um große Dateien zu verarbeiten und lässt sich, falls notwendig, hochskalieren. Diese hohe Personalisierbarkeit veranlasst Instone, in Zukunft noch stärker auf Windows 365 Cloud-PC zu setzen – und so immer effizientere Arbeitsweisen zu etablieren.