Vereinfachtes Routing, einheitliche Kommunikation: SMA Solar Technology AG setzt auf Microsoft Teams Phone

Die Herausforderung: komplexe Architektur durch verschiedene Insellösungen

Als einer der führenden Hersteller von Solartechnologie treibt SMA Solar Technology AG seit 40 Jahren die Entwicklung von erneuerbaren Energie-Lösungen voran, und das in 20 Ländern weltweit. Die über 4.500 Mitarbeitenden des Unternehmens arbeiten täglich daran, dass ihr Unternehmen aktiv zur Energiewende und einer klimafreundlichen, nachhaltigen Zukunft beitragen kann – sei es im Kundenservice, in der Produktion oder als Fachtechniker*innen vor Ort. Um hier eine möglichst effiziente Zusammenarbeit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg zu gewährleisten, sind enger Austausch und Kommunikation untereinander unerlässlich.

„Unsere frühere Telefon-Architektur, die über Jahrzehnte gewachsen ist, konnte man sich vorstellen, wie ein großes Netz mit vielen Verbindungen und Abhängigkeiten. Zahlreiche Systeme mussten integriert werden: vom Kontaktcenter über Notfall-Telefone, Schrankensysteme, Fax-Geräte bis hin zum DECT-Telefoniesystem – und zwar für alle Niederlassungen und Produktionsstätten weltweit“, beschreibt Janosch Fricke, Head of Digital Workplace bei SMA Solar Technology AG. „Das Bereitstellen, Betreiben und Instandhalten von Hardware und Software sowie das Beheben von Problemen war für unsere IT mit hohem Aufwand verbunden. Die alte On-Premises-Lösung war für den nächsten Schritt in Richtung Zukunft einfach nicht mehr gewappnet, die Anforderungen sind heute andere als noch vor ein paar Jahren.“ 

Aus diesem Grund entwickelt SMA den digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen stetig weiter – so auch die bisherige Telefon-Landschaft im Unternehmen. Die neue Telefonie-Lösung sollte in der Lage sein, global zu skalieren, als Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung stehen und sich möglichst nahtlos in den bereits eingeführten digitalen Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365 integrieren. „Als Corporate IT wollen wir für unsere Kolleg*innen und unser Unternehmen Mehrwerte schaffen“, sagt Janosch Fricke. „Deshalb haben wir uns für eine echte cloudbasierte Lösung und die Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams Phone entschieden.“ Der erste Schritt dabei: die Implementierung von Microsoft Teams-Telefonie für mehr als 4.500 Mitarbeitende gemeinsam mit dem Partner Campana & Schott. 

Die Lösung: Eine zentrale Plattform und globale Telefonie mit Microsoft Teams und Teams Phone

„Mit Microsoft Teams Phone hat SMA nun in all seinen Standorten weltweit den gleichen Standard. Die Telefonanlage kann sämtliche infrastrukturellen Herausforderungen meistern – egal, ob in Indien, Japan, Australien, Amerika, Polen, Belgien oder Deutschland“, so Torsten Krämer, Senior Project Executive bei Campana & Schott. „Durch die Skalierbarkeit in der Cloud werden Betrieb und Wartung einer lokalen Infrastruktur hinfällig.“ Gleichzeitig sind Service-Verfügbarkeit und Service-Qualität durch eine verbesserte Sprachqualität gestiegen. Beleg dafür ist unter anderem die Anzahl der IT-Tickets: „Seit der Einführung von Microsoft Teams Phone im Oktober 2023 haben wir exakt null IT-Tickets bezüglich Anrufproblematiken erhalten“, betont Janosch Fricke.

Auch für die Mitarbeitenden verspricht die Einführung von Teams Phone in der Nutzung einige Vorteile: „Heute kann ich in Teams direkt am Status erkennen, ob jemand im Moment verfügbar, in einem Meeting oder außer Haus ist – und das über alle verwendeten Geräte hinweg. Gleichzeitig sehen die Kolleg*innen auch sofort, wer sie anruft“, sagt Janosch Fricke. Und zwar immer und von überall: Denn der „Bring your own device“-Ansatz, den SMA konsequent verfolgt, ermöglicht allen Mitarbeitenden – egal, ob sie am Hauptsitz oder einem der Werke tätig sind – Microsoft Teams und Teams-Telefonie über das eigene Mobiltelefon zu verwenden. Ein enormer Pluspunkt im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz.

Um den Betrieb und die Verwaltung der Telefonie für die IT weiter zu vereinfachen, implementierte SMA zusätzlich Microsoft Operator Connect. Dieser Service ermöglicht die direkte Integration des Telefonanbieters in Microsoft Teams, inklusive der integrierten Verwaltung von Telefonnummern – und so die Bereitstellung beschleunigt und vereinfacht. Aus Sicht der IT führt diese Kombination von Teams Phone und Operator Connect zu einer enormen Arbeitserleichterung: „Die Vergabe von Telefonnummern funktioniert heute so einfach, wie es klingt. Ich klicke die Telefonnummer an, drücke auf Edit, wähle den User aus und fertig. So ist das in Teams integrierte Telefonbuch immer aktuell“, berichtet Janosch Fricke. „Dadurch lassen sich zum Beispiel auch Standorterweiterungen oder neue Standortanbindungen leichter realisieren. Eine einfache Konfiguration im Administrationsportal genügt, um global externe Rufnummern, neue Profile und Kanäle zu integrieren – und zwar innerhalb weniger Stunden anstatt mehrerer Tage. So sparen wir signifikant Support- und Betriebskosten ein und gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Das hat die Arbeit der Corporate IT und die Lösungen, die wir anbieten, fundamental verändert.“ 

„Für SMA war die Entscheidung für Microsoft Teams Phone strategisch genau die richtige. Denn mit Blick auf die Zukunft lässt sich Teams als Plattform stetig erweitern. So wird sie zum zentralen Einstiegstor für den Zugang und die Nutzung der IT-Services“, sagt Bastian Emondts, Head of Practice Unit „Application Innovation“ bei Campana & Schott. „Zusätzliche Applikationen und Funktionen können problemlos nativ integriert und verwaltet werden.“ Aktuell baut SMA Teams beispielsweise zur zentralen Mitarbeitenden-App aus, unter anderem basierend auf Viva Connections: Dort sollen alle wichtigen Funktionen für die Mitarbeitenden im Büro und in der Produktion zentral integriert werden. Die Belegschaft erhält so einen einfachen Zugriff auf das Intranet, HR-Services, Schulungsinhalte, aber auch auf Produktions-relevante Funktionen.

Janosch Fricke resümiert: „Wir haben jetzt ein richtig gutes System für unsere Mitarbeitenden und Endkund*innen und einen weiteren Schritt auf unserer Cloud-Reise erfolgreich gemeistert.“ Doch SMA ist noch nicht am Ende ihrer Vision mit Microsoft Teams: Weitere Systeme aus dem Feld der Telefonie werden integriert und die noch verbliebene On-Premises-Infrastruktur und -Hardware zurückgebaut. Denn die Serverräume bei SMA werden auf lange Sicht ganz im Sinne der Cloud-Strategie des Unternehmens weichen.