O universitate din inima Transilvaniei facilitează colaborarea profesor-student cu soluții Microsoft

Având un istoric vast în domeniul medical din România, Universitatea de Medicină, Farmacie, Științe și Tehnologie „George Emil Palade” din Târgu Mureș (UMFST) oferă de mai bine de 70 de ani o paletă diversificată de cursuri pentru cei peste zece mii de studenți ai săi.

Cu un sistem de e-mail local și procese ce foloseau hârtia, UMFST s-a bazat mult timp pe o abordare tradițională a colaborării. “Ne-am dat seama că nu ne mai permitem să funcționăm așa si trebuie să devenim mai digitalizați”, povestește Conf. univ. dr. Liviu Ciucan-Rusu, Directorul Departamentului de Antreprenoriat. Universitatea a adoptat treptat tehnologii noi, dar transformarea sa digitală a fost accelerată simțitor de începutul pandemiei COVID-19. „Ni s-au acordat trei săptămâni pentru a găsi o soluție de colaborare la distanță între studenți și profesori. Am spus consiliului de administrație al universității că în două săptămâni vom putea implementa Microsoft Teams for Education și asta am făcut.”

Întreaga universitate a început imediat să exploreze diferitele caracteristici ale platformei. „În fiecare săptămână descopeream noi facilități de lucru în mediul digital”, își amintește Liviu Ciucan-Rusu. „Dintr-odată, oricine putea colabora cu oricine. A fost o experiență incredibilă. Mai important, am fost din nou o mare echipă de proiect.”

Simplificarea interacțiunii profesor-student

Încurajată de experiența cu Microsoft Teams, echipa UMFST a început să descopere și alte instrumente Microsoft 365. Primul experiment a fost folosirea Power Automate și Flow pentru depunerea lucrărilor. „Înainte era nevoie de minim două zile pentru procesul de depunere a unei lucrări”, explică Mihai Timuș, asistent de cercetare și dezvoltator Microsoft Competence Center la UMFST. „Studenții trebuiau să vină la sediu, să stea la coadă, să depună formulare scrise de mână și apoi să aștepte feedback-ul. Acum, trimit pur și simplu informațiile necesare prin Microsoft Forms, apoi documentele se centralizează în SharePoint și OneDrive. Folosim Microsoft Teams și Outlook pentru feedback și Power BI pentru statistici”. Modificarea proceselor a redus timpul de depunere cu peste 75%. În loc să aștepte ore în șir pentru a depune declarații de originalitate și anti-plagiat, acum studenții pot trimite toate acestea pe baza ID-ului digital.

UMFST a automatizat, de asemenea, emiterea unor certificate academice și a centralizat sistemul de documentare pentru burse și asistență financiară. „Folosind Power Apps, am îmbunătățit timpul de emitere a certificatelor de absolvire cu peste 80%”, spune Daniel Ștefan, Decan Facultatea de Economie și Drept. „Pentru burse, folosim SharePoint pentru a agrega și a partaja toate datele necesare. Acest lucru a îmbunătățit calitatea, transparența și trasabilitatea, deoarece oricine poate verifica istoricul versiunilor documentului și acțiunile efectuate”.

Toate aceste realizări ale universității grăbesc pasul și pentru alte planuri de digitalizare, inclusiv implicarea în programul Microsoft Learn for Educators. „Într-un sondaj recent, aproape 80% dintre respondenți au spus că ar dori să vadă automatizarea în mai multe zone din cadrul universității”, declară Mihai Timuș. Acest tip de sprijin încurajează UMFST să-și continue călătoria inovării și a digitalizării și în viitor.