El MESCyT lleva su transformación digital al siguiente nivel mediante Microsoft 365

El Ministerio de Educación Superior, Ciencia y Tecnología (MESCyT) es el órgano del Poder Ejecutivo de República Dominicana encargado de fomentar, reglamentar y administrar el Sistema Nacional de Educación Superior, Ciencia y Tecnología. 

Un convenio para mejorar la educación

En diciembre del 2021, el MESCyT y Microsoft firmaron un convenio de colaboración, a favor de los procesos de mejora y transformación digital de la entidad rectora del sistema de educación superior del país. El mismo, abarca diversas áreas de interés que vinculan la innovación, la tecnología educativa, la formación docente y la transformación digital del Ministerio. 

Este ciclo de adopción digital se ejecutó para garantizar que los colaboradores de la institución tengan las competencias digitales que les permitan aprovechar al máximo los recursos ofrecidos por Microsoft.

En palabras del señor ministro de Educación Superior, Ciencia y Tecnología, Dr. Franklin García Fermín, “Queríamos empezar por casa, y avanzar en la modernización de los procesos de transformación digital dentro del Ministerio”.

El Ciclo de Adopción Digital

El Ciclo de Adopción Digital" (CADi), es una solución desarrollada por Red Qualitas, Global Training Partner de Microsoft, para apoyar la estrategia de transformación digital del MESCyT, a través de un plan integral y sistematizado que identifique el estado de madurez digital y las oportunidades de mejora. 

“Es una solución 100% enfocada en el fortalecimiento de las competencias digitales de los colaboradores y la optimización de procesos de trabajo”, comenta Alberto Aunchayna, CLO de Red Qualitas.

Para la implementación efectiva del CADi, se creó un comité coordinado por el Director de Fomento y Difusión de la Ciencia y la Tecnología Dr. Andrés Merejo, supervisado técnicamente por los responsables del equipo de Agenda Digital 2030 del MESCyT, ingenieros Santo Navarro y Marichal Romero. Esta comisión fue responsable de realizar las sesiones de planificación, visión y alcance de los equipos técnicos, y el desarrollo de las acciones operacionales.

Una vez acordados los detalles y consensuado el calendario, el proyecto fue anunciado oficialmente el 26 de abril e iniciado en mayo de 2022. Se los estructuró en 4 fases funcionales durante 20 semanas, bajo el liderazgo del viceministro de Ciencia y Tecnología, Dr. Genaro Rodríguez Martínez.

Formación en simultáneo e implementación

El MESCyT tomó la decisión de abarcar a todo el personal que disponía acceso a una cuenta de Office 365, por lo cual se hicieron entrenamientos personalizados presenciales y virtuales, organizados en 18 sesiones híbridas. 

Luego, se coordinó la implementación en función a las necesidades de cada área y las de sus colaboradores. Se trabajó durante 8 semanas en 19 departamentos, que representan casi la totalidad del organigrama del Ministerio.

“Los entrenamientos de Microsoft 365 han sido los ciclos de formación con mayor alcance, aplicabilidad y éxito que se ha ofrecido a los servidores de este Ministerio”, comenta Erlyn Pérez, Encargada de Capacitación del MESCyT.

Paralelamente, se desplegó la aplicación QLTeams, para que el 100% de los colaboradores tengan acceso a todos los recursos de entrenamiento, simulaciones prácticas, libros electrónicos, tutoriales y contenidos interactivos, en la misma plataforma digital en la que trabajan diariamente.

Previo al CADi

Según la encuesta diagnóstica inicial realizada en la fase 1 (Relevamiento de necesidades) del CADi, solo el 14% de los usuarios indicó haber utilizado Microsoft 365 en su entorno de trabajo, un 29% de los encuestados dijo usar aplicaciones básicas y un 55% indicó que lo hacía de manera ocasional. 

Soluciones que entusiasman

Una vez completados los procesos de entrenamientos e implementación, hubo cambios significativos en las áreas del Ministerio. Por ejemplo, el uso de nuevas funcionalidades de Outlook, que ya no se limita a enviar o recibir correos, sino que permite mejorar integralmente el ecosistema de comunicaciones y productividad.

Otra herramienta destacada es SharePoint, para alojar el repositorio de documentos online, de manera que el equipo pueda trabajar en el mismo documento de forma segura y simultánea.

De igual modo, el uso sistémico de Microsoft Teams, permite -además de potenciar la comunicación y colaboración-, llevar un seguimiento del proyecto en equipo y un cronograma de las actividades realizadas. 

Tal es el caso del departamento de “Acuerdos y convenios internacionales”, que utiliza los recursos de Microsoft Teams para desarrollar reuniones y compartir documentación del departamento, a la vez que utilizan un calendario de visitas para dar visibilidad a la presencia de personal extranjero, e integran el uso de Outlook para traducir los correos y gestionar las comunicaciones institucionales.

“Antes de iniciar el ciclo de adopción digital, el conocimiento de Office 365 se limitaba al uso de Word, Outlook y Excel. Implementar de lleno esta nueva tecnología generó un cambio sin precedentes en la comunicación y colaboración del Ministerio”, asegura Francisco Batista, Director de TI del MESCyT.

Y sus palabras se ven respaldadas con la evidencia de los datos, por ejemplo, creció un 44% la nómina de usuarios activos de Outlook, se duplicó en el período el almacenamiento y el uso seguro de documentos en SharePoint, y aumentaron un 91% las reuniones basadas en Microsoft Teams.

“Este es el camino que permitirá a los colaboradores empoderarse del uso de las tecnologías digitales, para mejorar sus capacidades, y contribuir en la productividad e innovación de la función pública”, enfatizó convencido el señor Ministro Dr. Franklin García Fermín. 

Rumbo a la revolución 4.0

De cara al futuro, el MESCyT sabe que deberá adaptarse a los constantes cambios del mundo digital, por este motivo, la intención del Ministerio es seguir contando con la facilidad, tranquilidad y  garantía de Microsoft en los próximos pasos.

“Estamos muy tranquilos con el trabajo realizado, orgullosos de los resultados y entusiasmados de seguir innovando junto a Microsoft en esta era digital”, concluye el Dr. Genaro Rodríguez Martínez.