La Mairie d’Issy Les Moulineaux favorise la mobilité de ses équipes et la flexibilité au travail avec Microsoft 365 et la gamme Surface

PROBLÉMATIQUE

Comment accompagner la mobilité constante des élus et fluidifier les échanges entre les équipes de la mairie en fournissant un outil de travail tout-en-un qui permet à la fois de gérer les projets, communiquer, centraliser les données et signer à distance ? 

SOLUTION

• La gamme Surface : Surface Pro LTE (4G intégré), Surface Go, Surface Hub 2S
• Microsoft 365 

CHIFFRES CLES

55 : comme le nombre de Surface Go déployées pour équiper les 49 élus de la ville et les équipes qui travaillent en direct avec ces derniers.

25 : comme le nombre de Surface Pro LTE entre les mains d’agents de terrain.

450 : comme le nombre d’utilisateurs de Microsoft 365.  Prochainement, quand la migration sera finalisée, la mairie comptera plus de 1 000 utilisateurs.

LE NUMERIQUE COMME VECTEUR D’INNOVATION

« Issy l’audacieuse » comme le clame son slogan, entend mener un projet ambitieux qui servira d’exemple aux autres mairies de l’hexagone : accompagner et favoriser la mobilité de ses équipes à travers le réaménagement de ses espaces de travail et la dématérialisation de ses opérations. En optant pour la gamme Surface, la mairie permet ainsi aux élus et agents de terrain de travailler de partout et en gardant un lien avec leurs collaborateurs en permanence. Une vision nouvelle en rupture avec l’ancien modèle sédentaire qui reposait sur des postes fixes, des bureaux cloisonnés et des salles d’archives pleines de documents papier.

DES BUREAUX CLOISONNES A LA MOBILITE

Avec cet agencement des bureaux « à l’ancienne », les équipes travaillaient de manière silotée, ce qui générait souvent une perte d’informations ou des process très longs. A ce manque de communication, s’ajoutait aussi un manque de flexibilité. En effet, être élu est une fonction que l’on exerce en plus de son activité professionnelle. Il faut donc pouvoir travailler de chez soi le soir ou de n’importe où quand on part en week-end. Et même si la mairie les avait déjà équipés de tablettes, le manque d’homogénéisation entre le système applicatif de ces tablettes et les applications utilisées par les élus ne leur permettaient pas de tout faire à distance. Il y avait toujours un passage obligé à la mairie pour consulter, récupérer ou signer des documents. 

La mairie a donc décidé en 2019 de moderniser son environnement digital. Les besoins étaient nombreux : une solution performante, facile d’utilisation, nomade et solide, facilement administrable à distance, sécurisée, et surtout bien intégrée à l’environnement Microsoft que la mairie utilisait déjà depuis quelques mois avec les outils Microsoft 365. 

LE DUO GAGNANT SURFACE ET MICROSOFT 365 

C’est au moment de la crise sanitaire que Jean-Paul Poggioli, responsable des systèmes d’information, décide d’équiper les collaborateurs avec des ordinateurs 2-en-1 de la gamme Surface for Business pour qu’ils puissent continuer à travailler de chez eux. La mairie ayant déjà amorcé sa digitalisation, plusieurs centaines d’agents étaient déjà en mesure de télétravailler pour répondre de chez eux à des besoins de services publics. Mais ce n’était pas encore le cas des élus ou encore des employés de terrain.

La mairie choisit alors Surface Pro pour équiper les agents de terrain qui ont besoin d’une solution performante, pratique et facilement transportable, que ce soit sur des chantiers  ou des écoles par exemple. Munis de leur Surface Pro, ces derniers ls assurent le suivi des chantiers sur le logiciel ATAL, prennent des photos, les annotent puis les insèrent en temps réel sur la solution CAM (Chantiers du Center Administratif), et gèrent les budgets, le tout directement sur place.

Pour les élus, Jean-Paul Poggioli opte pour la Surface Go qu’il qualifie de « meilleur compromis que l’on puisse trouver entre la tablette et le PC ». Une solution qui leur permet de suivre l’activité du conseil municipal et d’avoir accès à tous les process dématérialisés que la mairie met en place. « Au premier conseil municipal, nous avions une pochette énorme de documents alors qu’au suivant nous avions seulement notre Surface Go avec tous les documents dématérialisés » témoigne Fanny Vergnon, maire-adjointe chargée du patrimoine municipal et de la vie des femmes. Elle poursuit en disant « Je ne suis plus obligée de venir en mairie pour lire les documents que je dois signer. Et puis le parafeur électronique incorporé à la Surface Go et le stylet me permettent de signer des choses à distance […]. Ainsi les autres services peuvent continuer à travailler sans être pénalisé par l’attente ou le retard ». Avec plus de cent courriers par semaine à signer, le parafeur électronique Local Trust, et bientôt e-paraphe, fait donc l’unanimité.

Autres avantages de ces Surface Go : la qualité des micros, haut-parleurs et caméras, qui permet de sublimer l’expérience de visio-conférence sur Microsoft Teams. Olivier Rigoni, maire-adjoint chargé de l'Hygiène et de la Sécurité, et dirigeant de deux entreprises en parallèle, confie qu’il honore beaucoup de rendez-vous à distance via la visioconférence sur sa Surface Go pour pouvoir jongler avec ses différentes fonctions.

AUTOPILOT, INTUNE ET FORMATION : LES 3 CLES D’UN ONBOARDING REUSSI

Dans le cadre de la mise en place du travail à distance, « la volonté était vraiment de rester dans l’environnement Microsoft pour faciliter l’appropriation des équipes, déjà familières à cet univers, et la gestion du parc au département informatique » explique Jean-Paul Poggioli.  « En effet, grâce à Windows Autopilot, il est très facile d’administrer les machines à distance (verrouillage en cas de vol, prise en main en cas de problème, installation d’application…). Sans compter que la sécurisation des données est optimale, de même que leur traçabilité et la gestion des droits » explique Jean-Paul Poggioli.

Il insiste également sur l’importance de l’accompagnement au changement dans cette phase de digitalisation. « Nous avons mis en place un grand programme de formation pour déployer progressivement les différentes solutions. Microsoft est à nos côtés pour mener des groupes de travail, des ateliers, des groupes d’échanges entre les utilisateurs. Cet accompagnement est clé pour le déploiement technique et leur communication en interne. Microsoft n’est pas qu’un éditeur de solutions, c’est un véritable partenaire d’aide au changement qui veille à la bonne intégration de ces solutions dans un environnement professionnel ».

Une vision long terme qui paye puisque, « l’adhésion aux outils par les équipes a été immédiate. Nous avons tout de suite vu les utilisateurs apporter les tablettes avec eux en permanence, participer aux réunions avec, etc. En plus, c’est un produit valorisant : il est beau, léger, performant. Les utilisateurs sont fiers d’avoir des outils de ce niveau ». 

PRODUCTIVITE, MOBILITE, COLLABORATION : DES BENEFICES TANGIBLES

Une solution tout en un : la Surface Go est préconfigurée avec tous les outils dont les élus ont besoin pour travailler à distance : annuaire interne, formulaires et questionnaires administratifs, application Fast-Elus (qui recense tous les documents du conseil municipal), applications de la suite Office 365, boîte mail configurée pour la ville, etc. 

Une prise en main facile : La Surface Go a un fonctionnement instinctif et très ergonomique, « Il m’a fallu un quart d’heure pour choisir un mot de passe et savoir naviguer dedans » explique Fanny Vergnon.

Une performance assurée : Jean-Paul Poggioli qualifie la gamme Surface 2-en-1 de « véritables PCs ».

Plus de mobilité : le design compact et léger de la Surface Go permet de l’emporter partout pour consulter les documents du conseil municipal, même dans les transports pour Fanny V. « Le fait d’avoir tout toujours sur moi me confère une grande autonomie. La Surface Go n’est pas du tout encombrante, le stylet sur l’écran est agréable, le clavier me permet de taper mes mails ou des documents Word où que je sois » souligne-t-elle. « Même le Surface Hub 2 est facilement déplaçable d’une salle de réunion à une autre » témoigne Jean-Paul P.

Un travail plus collaboratif : les documents sont centralisés, conservés ; les équipes peuvent remplir les formulaires et questionnaires en simultané ; les suivis de projet en commun sont fluidifiés.

 LA MAIRIE PENSE DEJA A L’AVENIR AVEC MICROSOFT

« L’intérêt de travailler avec Microsoft, c’est aussi toute la réflexion stratégique qu’une entreprise de renom dans le domaine de l’IT comme celle-ci peut proposer. Microsoft ce n’est pas seulement des beaux produits mais tout un environnement, une véritable réflexion sur le déploiement des outils. En travaillant avec Microsoft on imagine le monde de demain et on peut apporter des réponses aux besoins futurs des usagers.  Être en avance et anticiper les besoins futurs nous motive. Nous allons donc continuer à identifier des solutions à de nouveaux besoins. Notre réflexion aux côtés de Microsoft est permanente. » conclut Jean-Paul Poggioli, responsable des systèmes d’information.