A Cooabriel caminha para ser uma cooperativa 100% Cloud com suporte das ferramentas Microsoft

Maior cooperativa de Café Conilon do Brasil e uma das maiores do mundo, a Cooperativa Agrária dos Cafeicultores de São Gabriel (Cooabriel) é sediada em São Gabriel da Palha, no Espírito Santo, com 27 unidades de negócio, tanto em seu estado-sede quanto na Bahia. A cooperativa recebe o café produzido por seus 6.547 sócios e o padroniza para a comercialização, além de financiar a produção com condições de crédito facilitadas.

A Cooabriel contava apenas com o pacote Office 365 para a instalação de aplicativos nas estações de trabalho em sua sede física e, nos últimos anos, após um processo de expressivo crescimento, percebeu a necessidade de renovar sua estrutura tecnológica on-premise, que passou a não suportar o trabalho realizado.

Transformação gradativa para se tornar uma cooperativa 100% Cloud

Em fevereiro de 2021, a equipe de tecnologia da Cooabriel iniciou um processo de transformação digital visando se tornar a primeira cooperativa com uma operação 100% Cloud; para fazer essa virada, contou com o auxílio da ProdutivIT, parceira Microsoft.

A transformação digital começou em março. “Realizamos o processo de melhoria gradativa do ambiente. Primeiramente, o processo de preparação e documentação do ambiente para a primeira virada tecnológica e, em seguida, uma migração por departamento”, explica Janiel Pereira, diretor-técnico da ProdutivIT.

Após dois meses de preparação e documentação do ambiente, foi iniciada a transformação digital, com quatro pilares principais. O primeiro deles foi de identidade, para que os usuários tivessem autonomia e responsabilidade no uso da própria senha. O segundo era engajar os usuários no que o Microsoft Teams proporciona em termos de colaboração. “Fizemos treinamentos com as equipes e, em parceria com o marketing e a tecnologia, conseguimost desenvolver um plano de comunicação para que todos estivessem cientes da migração”, conta Janiel.

A segunda etapa ainda contou com kits que continham uma mochila personalizada e notebooks configurados com o Windows Hello, sistema de segurança Microsoft, fazendo a biometria. A etapa subsequente foi de suporte e acompanhamento, centralizada no Microsoft Teams, software de colaboração para equipes da Microsoft, em parceria com as equipes de tecnologia e inovação da Cooabriel. O passo seguinte foi de governança, buscando classificação, organização e identidade dos dados.

Colaboração, segurança e infraestrutura moderna

A solução encontrada pela Cooabriel, em parceria com a ProdutivIT, partiu das licenças Microsoft 365 Business Premium e Microsoft 365 F3. “Com as duas licenças, conseguimos ter a colaboração com todos os aplicativos disponíveis e usufruímos da parte de segurança”, afirma Janiel.

Para a parte de colaboração e produtividade, entre as ferramentas destacadas está o Microsoft Teams, o gerenciador de conteúdo online Sharepoint, o serviço de armazenamento em Nuvem OneDrive e o serviço de correio eletrônico também online – tudo integrado.

O Intune e o Azure Active Directory foram implementados para fazer a gestão dos dispositivos, com script de automação e personalização de usuários por departamento, permitindo o acesso a informações de qualquer lugar e dispositivo. Completando a esfera de segurança, ainda foram implementados o Windows Hello para biometria, o Microsoft Defender como antivírus e a MFA (autenticação multifator), que adiciona uma camada de proteção ao processo de entrada.

Os serviços estão integrados ao serviço de Nuvem da Microsoft, o Azure, que alivia a necessidade de servidores físicos para processamento e permite que a equipe da Cooabriel esteja focada em realizar o seu trabalho com uma tecnologia segura e escalonável. 

O novo mundo da Cooabriel

Bruno Miranda, gerente corporativo de tecnologia da Cooabriel, celebra o salto tecnológico dado pela empresa.

“Um dos pontos positivos é a nossa mobilidade: temos áreas mais compartilhadas, flexibilidade, mobilidade – foram ganhos fantásticos. Podemos trabalhar de onde quisermos com facilidade, e isso é motivo de muito orgulho, sem contar o nível de segurança e confiabilidade no uso de informações”, celebra.

Além da mobilidade e do acesso às informações, diversas equipes dinamizaram suas operações com as ferramentas. “Todas as nossas áreas foram muito impactadas com todas essas soluções, as pessoas trabalham juntas em uma mesma planilha complexa e o gerente já valida, muitas vezes trabalhando de casa. Isso é resultado”, acrescenta.

Bruno ainda avalia que, ao deixar de lado as estruturas físicas e internas, a Cooabriel conseguiu aprimorar em grande medida sua operação, sem aplicativos previamente instalados nas máquinas e com um portal que permite o compartilhamento de arquivos com grande aceitação dos colaboradores – que têm um novo jargão. “Nessa transformação, um dos jargões que ficaram aqui é ‘você está no velho mundo ou no novo mundo?’”, complementa.

Satisfação para dar o próximo passo

A Cooabriel conseguiu passar por um processo gratificante de transformação, em uma cidade do interior do Espírito Santo, e acabou se tornando referência na região e para outras cooperativas pelo país.

A transformação digital continua, e Bruno conta ter tranquilidade e segurança em manter o projeto ao lado da ProdutivIT. “A ProdutivIT fez muito além do seu papel e dever, eles entenderam a importância, o tamanho da cooperativa e o que precisávamos, além de que nunca mediram esforços para que tudo isso acontecesse da melhor forma possível”, conta.

A Cooabriel agora trabalha para aprimorar a parte de colaboração, integrando a telefonia com o Microsoft Teams, além de aprofundar a questão de segurança com ferramentas do Microsoft Azure e a implementação de um novo sistema de gestão empresarial (ERP) com mais um serviço Microsoft: o Dynamics 365.

“Todas essas mudanças foram muito gratificantes para nós. Vimos colaboradores sendo transformados; mais do que trazer novas soluções, é transformar as pessoas que hoje estão muito engajadas, adeptas a ferramentas, e somos vitrine para muitas pessoas”, finaliza Bruno.